Desde el inicio de la pandemia las empresas tuvieron un enorme desafío por delante: revisar la asistencia y estimular el trabajo de su personal. A través de dispositivos inteligentes se pueden encontrar soluciones automatizadas. Descubrí cómo.
La pandemia de Covid-19 ha dejado muchísimas enseñanzas. La automatización de procesos, que permite hacer más con menos, es una de ellas. Esa automatización, hasta no hace mucho, requería de la participación de numerosas personas. Ahora pareciera ser todo más simple, más habitual y más práctico. ¿Cuáles son las soluciones y claves para hacerlo correctamente?
En la actualidad las sociedades se pueden constituir hasta 99 años, generando conflictos sucesorios al superar el promedio de vida activa de los integrantes de la misma.
Quién accede, y a qué áreas accede, y en qué condiciones lo hace. Quién está trabajando y desde dónde, quién se retira, quién se reintegra… Por más que las tecnologías estuvieron disponibles desde hace décadas, para responder estas preguntas era necesario un pequeño ejército de personas que a menudo registraban esa información en sistemas aislados e incompatibles. Es más, muchas veces lo hacían caligráficamente (en el mejor de los casos), tinta sobre papel. Había una transformación digital en marcha, pero avanzaba a paso lento.
Como todos sabemos, la pandemia aceleró esa transformación digital, porque generó la necesidad de hacer lo mismo con menos personal. La operación distribuida fue algo así como el acta de defunción de las viejas formas de registro y control de la presencialidad y los accesos.
Los controles de acceso y de presencialidad tuvieron necesariamente que evolucionar.
Si bien las soluciones de control de acceso y las de control de presencialidad persiguen objetivos diferentes, tienen una buena cantidad de componentes en común. En el punto físico de acceso o ingreso al trabajo, usualmente se despliega algún tipo de dispositivo que permite identificar a los ingresantes.
Existen numerosas formas de identificación, que van desde el uso de tags de objetos que contienen tags de radiofrecuencia (cada tag transmite un código único), pasando por los teclados para ingresar códigos/PINs o escáneres de códigos QR para reconocer credenciales, hasta llegar a cámaras y otros sensores que reconocen variables biométricas (huellas digitales, palmas, iris, parámetros faciales).
Otro sistema es el encargado de franquearle o bloquear el paso. Tanto los registros de tiempo, las imágenes como las identidades quedan luego registrados en las bases de datos de diversos sistemas informáticos de backend, como por ejemplo los logs de Seguridad, o bien los sistemas de gestión de RR.HH.
Ventajas del control de presencialidad o de asistencia
“Son varios los beneficios de una organización que opta por implantar una solución de control de presencialidad o de asistencia, tanto para el empleado como para la organización”, plantea Gonzalo Mauro, gerente de Producto de Control De Acceso en Hurin, una empresa joven que provee soluciones de Seguridad Electrónica, con sede en la Ciudad de Buenos Aires. Una de estas ventajas radica en que estos sistemas ayudan a mejorar la productividad.
Dicho de otra forma: “Al saber las horas a las que entran y salen los trabajadores, es posible establecer mejores objetivos o bien, de ser necesario, asignar más en determinados departamentos. Por otro lado, la información registrada por estos sistemas también permite arribar a estrategias para reducir el ausentismo», añade Mauro.
Como en toda automatización, el uso de estos sistemas reduce considerablemente las tareas administrativas, “ya que toda la información que recaba el sistema de control de presencialidad/asistencia queda registrada en una base de datos, de forma organizada”.
De hecho, la información puede ser visualizada de múltiples formas, incluso de manera remota (sin que el ejecutivo de Recursos Humanos se encuentre físicamente en la oficina). Con todo, agrega Mauro, la ventaja más importante “es que evita el síndrome del quemado. Al saber que existe un control sobre su jornada laboral, el empleado tiende a ser más eficaz y productivo evitando así un estrés crónico”.
Más allá de la velocidad de resolución, otro buen indicador del éxito de una automatización es el grado de visibilidad que tienen las áreas de gestión sobre las tareas, sus resultados y los recursos utilizados.
En este caso, la solución para el control de presentismo/asistencia, permite calcular las asistencias, la puntualidad, las horas trabajadas, analizar las horas no trabajadas y clasificarlas por causas (vacaciones, enfermedades, etcétera), generar estadísticas y gestionar de forma remota la información del sistema de control de presencialidad/asistencia, todo lo cual les brinda a las áreas de Recursos Humanos un panorama más amplio de su organización.
Control horario y de asistencia desde la nube
iCheck es una plataforma modular de Gestión de RRHH desarrollada para correr en la nube. Permite llevar el control de horario y asistencia del personal, a quienes identifica mediante parámetros biométricos.
Este reconocimiento se puede hacer a través de escáneres USB de reconocimiento de huella digital, equipos autónomos de diversos fabricantes (RFID, reconocimiento facial, huella digital, etc.) o una app de reconocimiento facial con geolocalización que corre en el smartphone.
Abarca procesos específicos como:
Planificación de horarios de manera automática, permitiendo sugerir la cantidad de empleados en función de las ventas proyectadas para un periodo, entre otras variables del negocio.
Legajo digital del empleado, permitiendo administrar y disponer de toda la información de manera dinámica y centralizada.
Recibo de sueldo digital, permitiendo la creación, distribución y firma tanto del empleador como del empleado.
Las notificaciones a los empleados, creando un canal de comunicación masivo y/o individual simple y eficaz.
La cartelera corporativa, para que las novedades de la compañía estén visibles tanto para el trabajo presencial como remoto.
Onboarding del empleado, permitiendo solicitar la documentación de manera automática y no presencial, pudiendo contener firma (contrato de confidencialidad, etc.) o no (imagen del DNI, etc.)
“Para su operación, iCheck, cuenta con un portal web y una app, tanto para la empresa como para cada uno de los empleados, permitiendo la administración centralizada de la funcionalidad y la seguridad”, explica Darío Sucharczuk, director de Onsoft, la empresa que ha desarrollado la solución.
Entre las empresas que ya están usando esta solución figuran Nike, Adidas, Arredo, Vitamina, Akiabara, Mostaza, Fabric Sushi, Tea Connection, Green Eat, Openfarma, Vassallo y la Municipalidad de Carmen de Areco.
